Surat Pengiriman Dokumen SPT

Dewasa ini, kita sudah tidak asing lagi dengan yang namanya pengiriman barang. Aktivitas atau kegiatan itu sudah menjadi kegiatan umum yang dilakukan masyarakat. Jika diperhatikan, setiap kita mendapat paket atau pengiriman barang terdapat secarik kertas dalam paket tersebut, baik dalam keadaan tertempel atau di masukan ke dalam paket tersebut. Secarik kertas yang dimaksud ialah sebuah surat pengiriman barang yang menjadi informasi bagi si penerima bahwa barang atau paket tersebut benar ditujukan padanya.

Namun, apakah Anda mengetahui dalam perpajakan terdapat aturan pada Surat Pengiriman Dokumen yang wajib dilampirkan dalam pengiriman dokumen perpajakan? Lantas, apa sebenarnya yang dimaksud dari surat pengiriman dokumen itu? Mari simak informasinya di bawah ini.

Pendahuluan

Pada dasarnya, setiap proses pengiriman tentunya harus disertai dengan bukti atau surat pengirim yang jelas. Misalnya, dalam proses pengiriman barang melalui jasa logistik atau ekspedisi, maka sebelum barang itu dikirim harus dilampiri dengan surat pengiriman barang yang berisi data atau informasi mengenai barang yang dikirim serta tujuan kemana barang tersebut dikirim. Selain itu, dengan adanya surat pengiriman barang, dapat membantu proses pengiriman dengan efisien karena penerima dapat melihat informasi barang yang akan dia terima.

Jika pengiriman tidak memiliki surat pengiriman atau surat jalan, tentu pengiriman tersebut dapat berubah statusnya menjadi ilegal dan apabila ketahuan akan berhubungan dengan pihak berwajib. Surat pengiriman barang atau surat jalan merupakan salah satu instrumen penting dalam proses pengiriman, yang mana surat tersebut akan diterbitkan oleh pihak pengirim dan harus mematuhi ketentuan yang terdapat di dalam kegiatan pengiriman.

Begitupun dengan pihak pengirim atau jasa ekspedisi, tidak boleh lalai dalam pengirim dan tentunya harus membawa surat jalan agar pengiriman tidak berubah menjadi status ilegal. Merujuk pada Surat Edaran Dijren Pajak Nomor SE – 34/PJ/2013, dimana dalam surat tersebut dijelaskan adanya penambahan cakupan wilayah kerja Pusat Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan (PPDDP) sesuai dengan Peraturan Menteri Keuangan (PMK) No. 171/PMK.01/2012 tanggal 6 November 2012 mengenai perubahan atas PMK Nomor 133/PMK.01/2011 perihal Organisasi dan tata kerja kantor KPDDP yang melakukan pengelolaan dan perekaman serta penyimpanan SPT dari KPP.

Hal ini diperlukan suatu prosedur yang memungkinkan KPP untuk mengirim kemasan SPT kepada PPDDP dan/atau KPDDP dan memungkinkan PPDDP dan/atau KPDDP untuk mengirimkan logistik pengemasan dan SPT yang dikembalikan ke KPP melalui Pos ataupun Penyedia Jasa Ekspedisi.

Hal ini lantaran jarak antara beberapa lokasi KPP dengan PPDDP dan/atau KPDDP yang jauh, sehingga cukup menyulitkan KPP dalam melakukan pengiriman kemasan SPT ke PPDDP dan/atau KPDDP, begitupun sebaliknya.

Oleh sebab itu, dengan adanya ketentuan dan tata cara yang jelas mengenai pengemasan SPT hingga pengiriman tentunya diperlukan surat pengiriman atau bukti agar proses tersebut dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien.

Dasar Hukum Pengiriman Dokumen

Peraturan Menteri Keuangan (PMK) Nomor 84/PMK.01/2007 mengenai Organisasi dan Tata Kerja Pusat Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan (PPDDP) s.t.d.t.d. Peraturan Menteri Keuangan (PMK) No. 171/PMK.01/2012.
Peraturan Menteri Keuangan (PMK) Nomor 133/PMK.01/2011 mengenai Organisasi dan Tata Kerja Kantor Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan (KPDDP) s.t.d.d. Peraturan Menteri Keuangan (PMK) No.172/PMK.01/2012.

Surat Edaran Dijren Pajak Nomor SE – 34/PJ/2013

Berdasarkan Surat Edaran Dirjen Pajak Nomor SE-34/PJ/2013, di dalamnya dijelaskan bahwa UPDDP atau kepanjangan dari Unit Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan merupakan pihak yang menjadi pelaksana teknis dalam bidang pengolahan data dan dokumen perpajakan, mulai dari PPDDP (Pusat Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan) hingga KPDDP (Kantor Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan).

Pada implementasinya, terdapat KPP atau Kantor Pelayanan Pajak masuk ke dalam cakupan wilayahnya. Adapun, Kantor Wilayah (Kanwil) DJP yang membawahi KPP tersebut seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, yaitu KPP yang masuk dalam cakupan wilayah kerja pada tahapan implementasi UPDDP. Selanjutnya, pada SPT atau Surat Pemberitahuan, yang akan dilakukan proses pengemasan oleh KPP dan harus dikirimkan kepada UPDDP melalui Pos ataupun Penyedia Jasa Ekspedisi.

Terkait hal ini, terdapat logistik pengemasan yang mana memiliki definisi sebagai segala kebutuhan yang berkaitan dengan proses pengemasan serta pengiriman SPT, baik dalam box kemasan, label barcode pada LPAD, merekam nomor LPAD, hingga memindai label barcode dengan barcode reader (scan barcode) dan menempel barcode pada kemasan serta memindainya dan memasukkan SPT bersamaan dengan LPAD yang sesuai ke dalam kemasan atau box yang dimaksud, setelah itu membuat Daftar lsi Kemasan, dan menyegel kemasannya.

Kategori Pengiriman Dokumen SPT

Dalam proses pengirimannya, terbagi atas tiga kategori berdasarkan apa yang dikirim. Berikut adalah penjelasan dari masing-masing pengiriman:

Pengiriman kemasan SPT merupakan sebuah proses pengiriman kemasan atas SPT yang sebelumnya sudah dilakukan terlebih dahulu melalui proses pengemasan dari KPP ke UPDDP melalui Pos ataupun Penyedia Jasa Ekspedisi. Selanjutnya, pengiriman akan dicatat atau menjadi bukti pengiriman kemasan SPT atau lebih dikenal sebagai resi pengiriman
Pengiriman logistik pengemasan merupakan proses pengiriman logistik atas pengemasan dari UPDDP kepada KPP. Pengiriman ini dilakukan melalui Pos dan/atau Penyedia Jasa Ekspedisi. Selanjutnya, pengiriman akan dicatat atau menjadi bukti pengiriman logistik pengemasan atau lebih dikenal sebagai resi pengiriman
Pengiriman SPT yang dikembalikan dari UPDDP kepada KPP merupakan proses pengiriman SPT yang tidak dapat lagi digunakan di UPDDP. Pengembalian ini dilakukan melalui Pos ataupun Penyedia Jasa Ekspedisi. Selanjutnya, pengiriman ini akan dicatat atau menjadi bukti pengiriman SPT yang dikembalikan ke KPP atau lebih dikenal sebagai resi pengiriman.

Sebagaimana yang sudah disebutkan pada poin-poin sebelumnya, Pos ataupun Penyedia Jasa Ekspedisi yang dimaksud ialah pihak ketiga yang menyediakan jasa pengiriman kemasan SPT, pengiriman logistik pengemasan, hingga pengiriman SPT yang dikembalikan ke KPP. Dalam hal ini, KPP yang bisa mengirimkan kemasan SPT-nya melalui Pos ataupun Penyedia Jasa Ekspedisi ke UPDDP hanya yang telah ditunjuk sesuai Surat Kepala UPDDP.

Mekanisme Pengiriman Dokumen SPT

Petugas pengemas, pengirim logistik, hingga pengiriman SPT yang dikembalikan akan mengalokasikan pengiriman berdasarkan kategorinya yang akan dikirim ke PPDDP/KPDDP
Petugas akan menyerahkan kemasan SPT, pengiriman logistik, atau pengiriman SPT yang dikembalikan yang telah tersegel kepada Kepala Subbagian Umum agar dikirimkan kepada PPDDP/KPDDP melalui Pos ataupun Penyedia Jasa Ekspedisi dan tentunya harus disesuaikan dengan SOP Tata Cara Penyampaian Dokumen di KPP
Kepala Subbagian Umum yang bersangkutan akan menyerahkan tanda terima pengiriman atau bukti resi kepada petugas pengemas atau pengirim
Setelah resi diterima, petugas pengemas atau pengirim akan memberikan informasi mengenai waktu, jumlah, nomor barcode, hingga resi kepada PPDDP/KPDDP setelah dilakukannya proses pengiriman
Selanjutnya, petugas pengemas atau pengirim akan menatausahakan resi
Proses selesai.

Jangka Waktu Pengiriman Dokumen SPT

Dalam proses pengiriman atau pengemasan, KPP yang SPT-nya telah ditentukan untuk dilakukan pengiriman ke UPDDP melalui Pos ataupun Penyedia Jasa Ekspedisi, maka terhadap kemasan SPT tersebut wajib dikirimkan kepada UPDDP dalam kurun waktu selambat-lambatnya 5 hari kerja terhitung sejak selesainya dikemas, serta tidak dilakukan proses perekaman di KPP.