Portal NPWP terbaru versi 2.1 menyediakan fitur Validasi dan Registrasi NIK Massal yang memungkinkan pemberi kerja melakukan pengecekan dan registrasi massal NIK pegawai agar dapat digunakan dalam pembuatan Bukti Potong PPh 21 berbasis NIK di Coretax. Salah satu tahapan terpenting adalah mengisi dan upload template Excel Validasi NIK sesuai format yang disediakan. Berikut panduan lengkapnya.
Cara Mengisi Template Excel di Portal Validasi dan Registrasi NIK Massal DJP
1. Akses Dashboard Validasi NIK
Setelah berhasil login ke Portal Validasi dan Registrasi NIK Massal di portalnpwp.pajak.go.id, pemberi kerja dapat langsung mengakses fitur validasi NIK dengan cara klik menu “Validasi” di bagian utama Portal NPWP.
Catatan:
- Dashboard akan menampilkan Daftar Validasi, yaitu riwayat permohonan validasi yang telah selesai diproses.
- Bagian Daftar Konfirmasi dapat diabaikan apabila registrasi yang dilakukan adalah untuk Validasi NIK.
Baca Juga: DJP Rilis Portal NPWP Versi 2.1, Validasi & Registrasi NIK Massal Semakin Mudah!
2. Download Template Excel Validasi NIK Pegawai
Template excel validasi NIK dapat diunduh dengan cara:
- Masuk ke halaman Validasi.
- Klik link FormatValidasiNIK.xlsx pada bagian Petunjuk atau klik di sini.
- Simpan file tersebut ke komputer Anda.
3. Enable Editing File Excel
Format resmi dari DJP bersifat terkunci (read-only) hingga harus mengaktifkan mode edit dengan klik Enable Editing agar file dapat diisi.
4. Isi Excel Data Penerima Penghasilan
Kolom yang wajib diisi pada excel validasi NIK adalah sebagai berikut:
- Nomor urut data.
- NIK penerima penghasilan.
- Nama lengkap sesuai KTP/KK (termasuk huruf besar/kecil & gelar).
- Nomor HP aktif (format dimulai 08).
- Email pribadi penerima penghasilan.
- Aktivasi Akun WP
- Aktivasi NIK menjadi NPWP
Catatan:
- Validasi NIK dan nama dilakukan dengan kecocokan 100% dengan memperhatikan huruf besar kecil atau gelar yang tercantum dalam identitas KTP atau Kartu Keluarga (KK). Bila ada perbedaan satu huruf saja, validasi akan gagal.
- Pastikan nomor HP dan email pegawai yang diinput, digunakan untuk proses:
Baca Juga: Cara Daftar Akun Portal NPWP Terbaru untuk Validasi NIK secara Massal
Cara Upload Excel di Portal Validasi dan Registrasi NIK Massal DJP
1. Rename File Excel Sesuai Format
Sebelum unggah, file harus dinamai ulang mengikuti aturan DJP dengan format rename:
<15/16 digit NPWP>.xlsx
Contoh:
Untuk Wajib Pajak dengan NPWP 0123456789615000, maka nama filenya:
- 0123456789615000.xlsx
- 0123456789615000_001.xlsx (untuk batch tambahan)
Catatan: Pastikan tidak ada spasi atau karakter lain di dalam nama file.
2. Upload Excel Validasi NIK
Setelah data siap, file dapat diunggah ke portal dengan cara:
- Klik Pilih File pada halaman Validasi.
- Pilih file Excel yang telah diberi nama sesuai aturan.
- Klik Open.
- Klik tombol Upload untuk mengirim file.
Jika upload berhasil, muncul notifikasi:
Sukses
Permohonan validasi berhasil dikirim dengan Nomor Tiket X. Anda dapat memantau permohonan anda melalui menu monitoring.
Baca Juga: Ingin Cek Status Validasi dan Registrasi NIK Massal di Portal NPWP? Ini Caranya!
FAQ Pengisian & Upload Excel Validasi NIK Massal di Portal NPWP
1. Di mana saya bisa download template Excel Validasi NIK?
Template Excel resmi dapat diunduh dari menu Validasi di Portal NPWP versi 2.1, tepatnya pada bagian Petunjuk melalui link FormatValidasiNIK.xlsx.
2. Apa saja kolom yang wajib diisi di Excel Validasi NIK?
Kolom wajib yang harus diisi adalah:
- Nomor urut
- NIK pegawai
- Nama lengkap sesuai KTP/KK
- Nomor HP aktif (format 08…)
- Email pribadi pegawai
Jika salah satu kolom salah atau kosong, validasi akan gagal.
3. Kenapa validasi NIK sering gagal?
Penyebab paling umum validasi gagal adalah:
- Nama tidak 100% sama dengan KTP/KK (termasuk huruf besar–kecil, tanda baca, atau gelar)
- NIK salah ketik
- Nomor HP tidak valid
- Email pegawai tidak aktif
DJP menerapkan kecocokan data 100%, sehingga perbedaan satu huruf pun membuat validasi ditolak.
4. Apakah format huruf besar dan kecil berpengaruh?
Ya. Nama harus sama persis dengan yang tercantum di KTP/KK.
Contoh: “Ahmad Nainggolan, S.E.” berbeda dari “AHMAD NAINGGOLAN SE”.
5. Bagaimana format penamaan file Excel sebelum upload?
<NPWP15/16digit>.xlsx
Contoh:
0123456789615000.xlsx
Jika mengirim batch tambahan:
0123456789615000_001.xlsx
File dengan spasi atau karakter lain akan ditolak.
6. Apakah satu perusahaan boleh upload beberapa file Excel?
Ya. Jika data banyak, pemberi kerja dapat upload file dalam beberapa batch menggunakan format:
<NPWP>_001.xlsx,
<NPWP>_002.xlsx, dst.
7. Haruskah file Excel di-enable editing sebelum diisi?
Ya. Template resmi DJP bersifat read-only, sehingga harus klik Enable Editing agar file bisa diisi dan disimpan.
8. Email dan nomor HP pegawai digunakan untuk apa?
Email dan nomor HP pegawai dipakai untuk:
- Aktivasi akun Wajib Pajak
- Aktivasi NIK menjadi NPWP
- Notifikasi validasi dan keperluan pemadanan data
Karena itu harus dipastikan benar dan aktif.
9. Apa yang terjadi setelah file Excel berhasil di-upload?
Portal akan menampilkan notifikasi:
“Permohonan validasi berhasil dikirim dengan Nomor Tiket X.”
Nomor tiket ini digunakan untuk memantau status validasi pada menu Monitoring.
10. Kenapa file saya gagal upload?
Umumnya disebabkan oleh:
- Nama file tidak sesuai format NPWP
- Format Excel tidak mengikuti template DJP
- Ada karakter terlarang atau spasi pada nama file
- Ukuran file rusak atau tidak terbaca
Perbaiki file sesuai ketentuan dan coba upload ulang.
