Invoice atau yang diartikan dalam Bahasa Indonesia sebagai Faktur merupakan salah satu istilah bisnis yang cukup familier, baik di telinga pebisnis maupun masyarakat awam. Namun, pernahkah Anda mendengar istilah proforma invoice atau faktur proforma?
Pada dasarnya, invoice dan proforma invoice sama-sama penting dalam bisnis, karena terkait dengan pengeluaran dan pemasukan. Oleh karena itu, keduanya penting dipahami pebisnis atau mereka yang hendak berkecimpung di dunia bisnis.
Proforma invoice dikirimkan kepada customer sebelum produk diterima karena produk yang diinginkan customer akan segera dikirim atau belum lengkap. Bagi customer, proforma invoice dapat membantu mereka menemukan update terbaru dan melihat penawaran transaksi, seperti biaya produk, pengiriman, dan penanganan. Nah, untuk lebih memahami mengenai proforma invoice, yuk simak artikel berikut ini!
Definisi Proforma Invoice
International Trade Administration yang merupakan bagian dari Departemen Perdagangan Amerika Serikat, mengatakan bahwa proforma invoice diperlukan oleh pembeli yang mengajukan izin impor secara legal. Di Indonesia, proforma invoice dilampirkan ke Bea Cukai sebagai pemberitahuan nilai barang untuk menyelesaikan kewajiban pabean (Peraturan Direktur Jenderal Bea Cukai PER-20/BC/2016).
Proforma invoice dapat menjadi salah satu bukti pendukung yang dilampirkan dalam pengajuan keberatan atas penetapan nilai pabean, sebagaimana diatur dalam PMK Nomor 217/PMK.04.2010. Proforma invoice juga dapat diterapkan pada transaksi perdagangan atau transaksi dengan format pembayaran muka.
Baca juga Apa Itu PPh Potput?
Sedangkan, menurut Investopedia mendefinisikan proforma invoice sebagai tagihan penjualan awal. Mengapa disebut awal? Hal ini dikarenakan proforma invoice dikirim kepada pembeli sebelum pengiriman barang. Di dalamnya tertulis tagihan perkiraan pembayaran, bukan jumlah pembayaran yang sebenarnya.
Dari definisi-definisi di atas, dapat kita simpulkan bahwa proforma invoice merupakan salah satu dokumen penting dalam seluruh kegiatan transaksi jual-beli. Dapat dikatakan, proforma invoice (faktur proforma) adalah faktur sementara yang diterbitkan oleh pihak penjual atau penyedia jasa kepada pembeli atau customer. Biasanya, proforma invoice diberikan sebelum barang dan/atau jasa dikirimkan.
Selain sebagai faktur sementara, proforma invoice juga dapat menjadi faktur pengganti, terutama jika penyedia barang dan/atau jasa dari pihak penjual dilakukan secara bertahap.
Adapun, yang sering menjadi pertanyaan, kenapa dalam bisnis butuh proforma invoice? Saat melakukan transaksi dengan pembeli atau customer, pasti Anda membutuhkan adanya hitam di atas putih. Di sinilah peran dari proforma invoice diperlukan untuk menandai terjadinya transaksi.
Tanpa proforma invoice yang jelas, penjual atau penyedia jasa akan kesulitan mengingat apa saja transaksi yang dibuat, serta penagihan utang akan sulit dilakukan jika tidak tahu tanggal jatuh tempo. Dengan menggunakan proforma invoice, semua bisa berjalan dengan baik dan kedua pihak dapat melaksanakan kewajibannya masing-masing.
Perlu diketahui juga, proforma invoice tidak mengikat secara hukum, karena hanya sebatas kutipan sementara yang tidak tercatat dalam proses hutang dagang dan akuntansi, juga tidak perlu ada pembatalan jika transaksi penjualan tidak terjadi.
Fungsi Proforma invoice
Fungsi utama dari penerbitan proforma invoice ini tentunya untuk meningkatkan kepercayaan antara penjual dan pembeli agar tidak ada pihak yang dirugikan atau tidak terjadi penipuan. Namun, beberapa fungsi lainnya dari proforma invoice adalah sebagai berikut:
- Sebagai informasi perkiraan atau estimasi harga yang harus dibayar oleh pihak pembeli atau customer untuk melunasi tagihan pembayaran;
- Untuk mencatat seluruh perkiraan produk yang akan dibeli oleh pihak pembeli atau customer;
- Untuk memperbaiki barang dan/atau jasa, serta nilai yang dibeli jika yang tercatat ternyata tidak sesuai dengan pesanan;
- Dapat menjadi rujukan yang sah dan resmi untuk memasukkan transaksi jual-beli ke dalam pembukuan keuangan;
- Dapat menjadi rujukan yang sah dan resmi apabila nantinya barang dan/atau jasa yang tercatat akan dijual pembeli awal ke pihak lain;
- Dalam beberapa kasus, proforma invoice dapat digunakan sebagai faktur pajak;
- Dapat menjadi rujukan yang sah dan resmi untuk mengajukan komplain jika terdapat informasi yang keliru atas barang dan/atau jasa yang dijual.
Baca juga Apa Itu Pemutihan Pajak?
Manfaat Proforma invoice
Manfaat utama dalam pembuatan proforma invoice adalah untuk memberikan informasi kepada pembeli atau customer mengenai jumlah harga yang harus dibayarkan. Sehingga, pembeli atau customer dapat menjadi lebih percaya kepada bisnis yang Anda jalankan.
Selain itu, manfaat lain dari proforma invoice adalah mengurangi kesalahan dalam perhitungan jumlah harga barang dan/atau jasa, menjadi dasar penerbitan faktur pajak, menjadikan bisnis lebih profesional, menjaga hubungan baik dengan pihak pembeli atau customer, pembeli atau customer dapat mengetahui kuantitas dan jumlah harga sebelum membayarnya, serta mencegah keterlambatan pembayaran oleh pembeli atau customer.
Penggunaan Performa Invoice
Pebisnis atau pelaku usaha perlu mengeluarkan proforma invoice pada saat menjalankan transaksi jual-beli dengan format pembayaran di muka. Proforma invoice dalam hal ini bertujuan memastikan bahwa pembiayaan pembelian tersebut telah dijamin sebelum pihak penjual menyelesaikan pemesanan.
Tidak hanya itu, proforma invoice dapat diterbitkan dan dikirimkan sebagai bentuk permintaan pembayaran kepada pembeli oleh pihak penjual. Dengan demikian, kemungkinan besar penjualan tersebut akan terjadi.
Sebagai contoh, seorang pelaku bisnis busana anak mendapatkan pesanan dalam jumlah besar yang terbagi dalam beberapa tahap. Pebisnis memperoleh uang muka sebelum proyek tersebut dimulai. Lalu, penagihan berikutnya dilakukan bertahap sesuai dengan persentase penyelesaian pesanan. Adapun penagihan dapat dilakukan menggunakan proforma invoice selama pesanan belum selesai dikirimkan.
Dari contoh kasus tersebut, pesanan yang diberikan belum selesai atau masih berjalan, tetapi pebisnis telah memperoleh uang muka atas pesanan tersebut dan tetap mengirim tagihan sesuai tahap yang dikerjakan.
Baca juga Apakah Zakat Dikenakan Pajak?
Unsur-Unsur Penting Saat Pembuatan Proforma invoice
Saat pembuatan proforma invoice, beberapa unsur yang harus ada dan dimasukkan ke dalam sebuah proforma invoice, antara lain identitas penjual (berupa nama perusahaan atau nama penjual, alamat, dan kontak penjual), tanggal penerbitan proforma invoice, nama dan deskripsi produk atau jasa yang dibeli, harga pembelian, jumlah pembelian, pajak dan total harga pembelian, jumlah total pembelian, rincian pembayaran, dan tanggal jatuh tempo yang disepakati. Serta, informasi lainnya seputar transaksi yang dianggap penting bagi pembeli, termasuk informasi penjualan dan pemasaran.
Perbedaan Antara Proforma invoice dengan Invoice
Perbedaan antara proforma invoice dengan invoice dapat dilihat dari pengertian masing-masing istilah. Invoice (faktur) biasanya berisikan informasi mengenai produk atau jasa yang dibeli, jumlah tagihan yang harus dibayar, dan termin pembayaran yang perlu dilunasi pembeli. Invoice biasanya diterbitkan atau dikirimkan ketika pembelian telah diselesaikan (diterbitkan sebelum pembayaran dilakukan). Invoice dibuat untuk meminta pembeli agar melakukan pembayaran sesuai jatuh tempo.
Sedangkan, proforma invoice (faktur proforma) merupakan faktur yang dikirimkan kepada pembeli sebelum pengiriman barang atau pemberian jasa. Adapun, isi proforma invoice lebih lengkap daripada invoice dan disertakan label proforma dengan jelas.
Proforma invoice dibuat untuk membantu pembeli mengetahui bahwa rincian barang dan harga sudah sesuai dengan apa yang diharapkan. Kemudian pada proforma invoice, informasi mengenai biaya yang harus dibayarkan masih dapat berubah. Sedangkan pada invoice, total biaya yang tercantum sudah tidak dapat berubah.
