Bagi Pengusaha Kena Pajak (PKP), e-Faktur merupakan komponen vital dalam pelaporan dan pengadministrasian Pajak Pertambahan Nilai (PPN). Maka tidak heran jika kehilangan atau kerusakan data e-Faktur, apalagi menjelang tenggat pelaporan SPT Masa PPN, bisa menjadi mimpi buruk. Namun, kondisi tersebut bukanlah akhir dari segalanya. Terdapat prosedur dan solusi resmi yang bisa ditempuh, seperti yang diatur dalam PER-03/PJ/2022 jo. PER-11/PJ/2022.
Penyebab Umum Kerusakan atau Hilangnya Data e-Faktur
Kerusakan atau hilangnya data e-Faktur bisa disebabkan oleh berbagai faktor, antara lain:
- Kerusakan pada perangkat komputer atau laptop tempat aplikasi e-Faktur terpasang
- Kesalahan saat proses update aplikasi
- Kelalaian dalam melakukan backup saat install ulang aplikasi
Ada dua kemungkinan skenario: data hilang sebagian atau hilang seluruhnya. Kedua kondisi ini memerlukan penanganan yang berbeda.
Ketentuan Hukum Terkait Permintaan Data e-Faktur
Pasal 2 ayat (8) PER-03/PJ/2022 jo. PER-11/PJ/2022 menyatakan bahwa PKP berhak mengajukan permintaan ulang data e-Faktur yang rusak atau hilang. Permohonan dilakukan menggunakan formulir sebagaimana tercantum dalam Lampiran huruf L dari peraturan tersebut, ditandatangani oleh pimpinan atau direktur, serta dibubuhi cap perusahaan (untuk WP Badan). Jika dikuasakan, wajib disertakan surat kuasa khusus.
Permintaan dapat diajukan:
- Secara elektronik melalui laman DJP, atau
- Langsung ke Kantor Pelayanan Pajak (KPP) tempat PKP dikukuhkan
Namun, permintaan ini hanya berlaku untuk data e-Faktur yang sudah diunggah dan berstatus “approval sukses” dari DJP. Untuk data pajak masukan, wajib pajak dapat merekam ulang dan mengunggah kembali melalui aplikasi e-Faktur.
Kepala KPP akan memberikan data yang diminta paling lambat 20 hari kerja setelah permohonan lengkap diterima.
Baca juga: Panduan Lengkap Penggunaan e-Faktur Client Desktop: Fitur, Kebijakan, dan Prosedur Terbaru
Solusi Jika Data Hilang Sebagian
Jika hanya beberapa e-Faktur yang hilang:
- Login ke aplikasi e-Faktur desktop.
- Pastikan nomor seri faktur pada menu “Referensi” sudah sesuai.
- Akses menu Faktur → Pajak Keluaran → Import, lalu unggah file data e-Faktur dari KPP.
- Sistem akan memberikan notifikasi status import dan rincian data yang berhasil diimpor.
- Tekan F5 (Perbarui) untuk melihat data faktur yang telah dikembalikan.
Solusi Jika Data Hilang atau Rusak Total
Jika seluruh data hilang:
- Install ulang aplikasi e-Faktur desktop.
- Lakukan reset aplikasi client melalui laman e-Nofa DJP.
- Sistem akan mengeluarkan kode aktivasi baru.
- Registrasi ulang aplikasi menggunakan NPWP, sertifikat elektronik, dan kode aktivasi baru.
- Setelah login, rekam ulang seluruh nomor seri faktur di menu Referensi → Referensi Nomor Faktur.
- Gunakan menu Riwayat Nomor Seri Faktur Pajak di e-Nofa untuk melihat seluruh NSFP yang pernah diminta.
- Import kembali data e-Faktur seperti prosedur pada kehilangan sebagian.
Baca juga: Mengatasi Permasalahan Unregistered Jar2Exe Pada e-Faktur 4.0
Pentingnya Melakukan Backup Rutin
Mengandalkan satu perangkat tanpa backup adalah risiko besar. DJP sangat menyarankan PKP untuk melakukan backup data e-Faktur secara rutin, baik untuk Pajak Keluaran maupun Pajak Masukan. Backup yang teratur akan sangat mempermudah pemulihan data saat terjadi kejadian tak terduga.
Kesimpulan
Kehilangan data e-Faktur, baik sebagian maupun seluruhnya, bukanlah kondisi tanpa solusi. Direktorat Jenderal Pajak telah menyediakan prosedur resmi untuk memulihkan data yang hilang. Namun, langkah terbaik tetaplah pencegahan — backup rutin adalah kunci utama menjaga integritas data perpajakan Anda.
