Saat melakukan transaksi jual beli, khususnya yang dilakukan secara elektronik, istilah Purchase Order (PO) dan Sales Order (SO) sering muncul dalam prosesnya. Kedua istilah ini sangat sering disamakan karena isi dan pengertian yang cukup mirip. Namun, ternyata keduanya memiliki fungsi yang berbeda. Simak perbedaannya di artikel berikut.
Sales Order (SO)
Sales Order (SO) merupakan dokumen yang diterbitkan sebagai catatan penjualan guna memudahkan pihak penjual untuk melacak proses penjualan yang sedang berjalan. SO biasanya diberikan dari penjualan kepada pembeli ketika pembayaran sudah diterima oleh pembeli. SO juga bisa diterbitkan walaupun pembayaran dilakukan secara kredit.
Dalam dokumen SO, terdapat beberapa informasi yang harus dicantumkan yaitu:
- Nama dari produk atau jasa
- Jumlah pesanan dari setiap produk
- Harga, diskon, dsb.
- PO number
- Waktu pembayaran dan jadwal/jadwal pengiriman
Dokumen SO membantu pihak dalam melakukan closing serta memastikan penjualan yang akan terjadi kepada pembeli. Dengan menerbitkan SO, penjual akan lebih mudah dalam memantau logistik dan invetaris serta proses penjualan akan lebih efektif dan efisien.
Purchase Order (PO)
Purchase Order (PO) adalah kebalikan dari Sales Order (SO). Jika SO diterbitkan dari penjual kepada pembeli, PO diterbitkan dari pembeli ke penjual. Purchase Order merupakan dokumen yang diterbitkan pihak pembeli atas permintaan suatu barang atau jasa kepada pihak penjual.
Dokumen PO dapat diberikan kepada penjual setelah mendapatkan konfirmasi dari pihak yang berwenang terkait transaksi yang akan terjadi, mulai dari kuantitas, harga, metode pembayaran, metode pengiriman, dsb.
Setelah PO disetujui dan dikirimkan kepada penjual, barulah SO dapat diterbitkan. Hal itu berarti telah terjadi persetujuan yang mengikat antara kedua belah pihak.
Dalam dokumen PO, terdapat beberapa informasi yang harus dicantumkan yaitu:
- Nama dari produk atau jasa
- Jumlah pesanan dari setiap produk
- Harga, diskon, atau istilah sales lainnya
- PO number
- Waktu pembayaran dan jadwal/metode pengiriman
PO memberikan manfaat saat melakukan pembelian. Baik itu pembelian berskala kecil ataupun skala besar. Bahkan beberapa perusahaan memiliki divisinya sendiri untuk mengurus PO.
Sales Order VS Sales Order
Penerbitan kedua dokumen
Sudah sangat jelas bahwa perbedaan kedua dokumen adalah pada aspek penerbitan kedua dokumen. Jika SO diterbitkan dari pembeli ke penjual, PO adalah kebalikannya yaitu dari pembeli ke penjual.
PO diterbitkan oleh pihak pembeli atas permintaan barang atau jasa kepada pihak penjual, sedangkan SO adalah dokumen internal yang diterbitkan penjual atas konfirmasi suatu pembelian
Saat PO mendapatkan persetujuan makan menjadi suatu perjanjian kontrak yang mengikat. Sedangkan sebuah SO hanyalah sebuah dokumen yang menyetujui penjualan dan tidak menjadi sebuah perjanjian kontrak yang mengikat.
