Bagi wajib pajak pegawai menggunakan bukti potong PPh 21 dengan jenis formulir 1721-A1 (karyawan swasta) dan formulir 1721 A2 (pegawai negeri sipil (PNS). Pada dasarnya, perusahaan akan menyerahkan bukti potong kepada pegawai jauh hari sebelum batas waktu pelaporan SPT Tahunan PPh Orang Pribadi.
Menurut Peraturan Direktorat Jenderal Pajak Nomor PER-14/PJ/2013, terdapat empat jenis bukti potong PPh 21/26. Pertama, bukti potong PPh 21 (tidak final) dan PPh 26 memakai Formulir 1721-VI. Formulir ini untuk pemotongan PPh 21 bagi pegawai tidak tetap, tenaga ahli, bukan pegawai, peserta kegiatan, atau potongan PPh 26.
Kedua, bukti potong PPh 21 (final) memakai Formulir 1721-VII. Formulir ini untuk pemotongan PPh 21 bersifat final terhadap penghasilan berupa pesangon dan honorarium yang diterima PNS dari beban Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) atau Anggaran Pendapatan Belanja Daerah (APBD).
Ketiga, bukti potong PPh 21 memakai Formulir 1721-A1. Formulir ini untuk pegawai tetap, penerima pensiun atau tunjangan hari tua berkala. Keempat, bukti potong PPh 21 bagi pegawai negeri sipil, anggota TNI/Polri, atau pejabat negara memakai Formulir 1721-A1.
Pemberi kerja harus mengetahui tiga ketentuan sebelum membuat bukti potong 1721 A1/A2 kepada pegawainya. Pertama, format nomor bukti potong 1721 A1/A2 adalah 1-mm-yy-xxxxxxx. Pada mm merupakan masa pajak pembuatan bukti potong, yy merupakan dua digit tahun pajak, sedangkan pada xxxxxxx merupakan digit untuk nomor urut bukti potong.
Kedua, masa pendapatan penghasilan dicantumkan dengan memakai format mm-mm. format tersebut menunjukkan jangka waktu per bulan pekerja selama bekerja di bawah pemberi kerja. Misalnya pekerja tersebut bekerja dari bulan Maret hingga November yang ditulis 03-1.
Ketiga, identitas pemotong dicantumkan dengan menggunakan identitas yang menandatangani bukti potong tersebut. Perusahaan yang menjadi pemotong PPh 21/26 wajib menyerahkan bukti potong PPh 21 (1721-A1/A2) atas penghasilan yang diperoleh pegawai tetap atau penerima pensiun berkala paling lama satu bulan setelah tahun kalender berakhir. Adapun contoh yang dimaksud seperti untuk tahun 2019, paling lama adalah akhir Januari 2020.
Pemberi kerja harus mengetahui beberapa peraturan dalam pembuatan bukti potong PPh 21 (Bukti potong 1721-A1/A2). Pertama, bukti potong 1721 A1/A2 hanya untuk pegawai tetap. Kedua, bukti potong 1721 A1/A2 adalah bukti potong PPh 21 yang digunakan untuk satu tahun pajak selama pegawai tetap tersebut bekerja.
Ketiga, bukti potong 1721 A1/A2 akan digunakan pegawai tetap untuk melaporkan SPT Tahunan dan PPh orang pribadi. Keempat, sesuai PER-16/PJ/2016, pemberi kerja wajib membuat bukti potong 1721 A1/A2 paling lambat bulan Januari tahun berikutnya.
Menurut PER-16/PJ/2016, bukti potong PPh 21/26 dapat dibuat sekali untuk satu bulan kalender, jika dalam satu bulan kalender kepada satu penerima penghasilan dilakukan lebih dari satu kali pembayaran penghasilan.
