Retur faktur pajak masukan menjadi salah satu hal penting dalam Pajak Pertambahan Nilai (PPN) jika terjadi pembatalan atau pengembalian barang dari transaksi sebelumnya. Di sistem Coretax DJP, pengajuan retur ini bisa dilakukan dengan 2 metode: input manual (key-in) dan upload file XML. Namun, jika muncul pop-up notifikasi error “Invoice should be returned on Coretax – XML Upload” saat mencoba key-in, maka satu-satunya cara yang dapat dilakukan adalah melalui skema upload XML.
Berikut adalah panduan lengkap mengenai cara retur faktur pajak masukan melalui XML di sistem Coretax:
1. Persiapan Alat dan Template
Langkah pertama adalah mengunduh perangkat yang dibutuhkan untuk konversi data ke format XML:
- Download converter dan template Excel:
- Link: Converter XML Coretax
- Versi: 1.5
- Ekstrak file ZIP tersebut ke dalam folder di komputer Anda.
2. Isi Template Excel
Buka file “Sample Retur Faktur PM Template v.1.1.xlsx” yang ada di folder TemplateExcel. Pastikan Anda mengaktifkan fitur “Enable Editing” sebelum mulai mengisi data.
Sheet “Retur”
- Isi data faktur pajak masukan yang akan diretur.
- Masukkan NPWP Pembeli dalam format 16 digit.
- Jika Anda ingin mengisi lebih dari satu faktur, tambahkan baris baru (klik kanan > insert) dan jangan hapus baris “END”.
Sheet “DetailRetur”
- Isi seluruh barang dari faktur pajak masukan tersebut, seperti kode barang, nama barang, jumlah barang, satuan ukur, harga satuan, dan sebagainya.
- Jika hanya sebagian barang yang diretur, isi “0” pada kolom jumlah retur untuk barang yang tidak dikembalikan.
Catatan: Sheet “REF” dan “Keterangan” hanya bersifat referensi, tidak perlu diubah.
Baca Juga: Metode Retur Faktur Pajak Masukan di Coretax: Key-In vs Upload XML
3. Konversi Excel ke XML
Setelah selesai mengisi:
- Simpan file Excel Anda (boleh rename sesuai keperluan).
- Jalankan aplikasi “Converter.Efaktur.Coretax.exe”.
- Jika muncul peringatan (kotak biru), klik “More Info” > “Run Anyway“.
- Klik “Browse”, pilih file Excel Anda.
- Pilih “Jenis XML: Retur Pajak Masukan“, lalu klik “Simpan“.
- File XML akan otomatis terbentuk dengan nama yang sama seperti Excel.
4. Upload XML ke Coretax
- Masuk ke akun Coretax DJP Anda.
- Buka modul eFaktur > Retur Pajak Masukan > Impor Data.
- Klik “Pilih Data” dan unggah file XML tadi.
- Pantau status impor melalui menu XML Monitoring.
- Jika status berhasil, retur (upload) diterbitkan di grid Retur Pajak Masukan.
- Pisahkan file Excel untuk transaksi yang mengandung diskon.
- Gunakan rumus pada kolom:
- DPP Retur: (Jumlah Barang x Harga Satuan) – Diskon
- DPP Nilai Lain Retur: (11×12)*(DPP – Diskon)
5. Tips Hindari Error Retur Faktur XML
Berikut beberapa tips agar proses upload XML berjalan mulus:
- Format Tanggal harus “dd/MM/yyyy”
- Cara setting: Klik kanan > Format Cells > Date > Pilih “14/03/2012 (Indonesian)” > OK.
- Retur Diskon:
- Hindari klik ikon pensil setelah XML terbentuk untuk mencegah error pembulatan atau nilai berubah.
Retur faktur pajak masukan melalui XML di Coretax membutuhkan ketelitian dalam pengisian template dan proses konversi. Pastikan semua format dan data sesuai agar tidak mengalami kendala saat upload.
Referensi: FAQ Coretax 116
